お詫びの書き方 Vol.2125

お詫びの文言をメールや手紙に書かなければならないときがある。
これが下手な人が多すぎる。
かえって返信などしない方が良いと思えるメールが多すぎる。

お詫びをするということは相手に許しを乞うということだ。
だから、まずはお詫びをし、その上で誤解があれば解く、あるいは伝え方が拙かったのならばその真意を伝える必要がある。

それなのに、まともにお詫びをすることすらできていない。

一番多い間違いは、お詫びの文言に「が」をつけてその理由を説明するというものだ。

「ご迷惑をおかけしており大変申し訳ありませんが、弊社も最優先で解決に当たっています。」
「気分を害されたのであればお詫びしますが、そのような意図はなく、○○と考えたための意見です。」

こういった文章は、本人にどういう意図があるかはわからないが、気分を害して文句を言った側からすれば、喧嘩を売られているとしか思えない。
100歩譲って喧嘩を売られているとは思わないにしても、常識のない奴だと思われ、まともに相手にはされなくなる。

喧嘩をするつもりなら、そもそもお詫びの文言などいれる必要はない。
そうではなく、本当にお詫びをしたいと思うのなら、あるいは心から誤解を解きたいと思うなら、お詫びはお詫びとして結び、そのあとに真意を伝える文言を書けばいい。

「ご迷惑をおかけしており、大変申し訳ありません。現在最優先で解決に努めております。もうしばらくお待ちください。」
「ご気分を害してしまい、お詫び申し上げます。そのような意図はなく、○○と考えたために、あのような言葉を使ってしまいました。言葉の使い方を知らず、不愉快な思いをさせてしまい大変申し訳ありませんでした。」

本当に詫びたいのなら、詫びる必要があるのなら、お詫びの文言はそこで一旦切ること。
誤解を解きたいことは、そのあとの文章で伝えること。

喧嘩を売る気がないなら、そうした方が良い。